Los tiempos que vienen son tiempos de trabajo en equipo. Si ya no sabemos cómo organizar una fiesta sin crear un grupo de WhatsApp, los abogados pronto se darán cuenta que usar gestores de proyectos o workflows (v.gr. Trello, Asana), o herramientas de comunicación (v.gr. Slack) hará que su trabajo sea más eficiente y rentable.

Toda la evidencia disponible muestra que las firmas legales y los abogados se resisten al cambio. Pero por otra parte, la misma evidencia nos muestra que el mundo cambió, y la forma en que los abogados trabajan será, seguramente, una de las cuestiones donde se hará patente este cambio.

Uno de los cambios más relevantes que está viviendo la industria legal es que los abogados ya no sólo compiten entre sí, sino que ahora también compiten contra proveedores de servicios alternativos e incluso contra los recursos internos de los departamentos legales de un potencial cliente corporativo. Como mostraba una reciente columna de opinión en The New York Times, “Everyone Needs Legal Help. That Doesn’t Mean Everyone Needs a Lawyer” Los tiempos en que los abogados tenían el monopolio de los servicios legales han quedado atrás.

De allí que los servicios legales ya no se traten solo de calidad, esto es, reconocidos abogados, con altas tarifas y que facturan innumerables horas para resolver las necesidades legales de sus clientes. Hoy, los clientes demandan eficiencia y menores tarifas. El famoso “más por menos” que popularizó Richard Susskind.

Y si en algún momento fueron los propios abogados los llamados a mejorar sus niveles de eficiencia para hacer frente a una mayor demanda, hoy el invitado es la tecnología. En efecto, unas de las explicaciones para el surgimiento (o el crecimiento) de las firmas legales es la necesidad de diversificar el capital humano. La mayor demanda por servicios legales obligó a los abogados a asociarse y de esa manera diversificar el riesgo de la práctica individual. Así llegaron los años dorados de la profesión, donde las firmas legales cobraban altas tarifas y sus grandes ganancias todavía se recuerdan con algún grado de nostalgia.

Sin embargo, los tiempos cambiaron. La mayor competencia en el mercado legal está obligando a los abogados a reinventar la manera en que ofrecen sus servicios y realizan su trabajo, donde la tecnología ocupa un lugar privilegiado.

La tecnología es hoy un socio estratégico para los abogados, la que brinda nuevas oportunidades para reducir costes y hacer el trabajo legal más eficiente.

La pregunta, entonces, es ¿cómo las tecnologías pueden ayudar a los abogados a hacer mejor su trabajo?

Desde que los clientes comenzaron a tomar un lugar privilegiado en la industra legal, los abogados deben estar siempre disponibles para atender sus requerimientos y eso los obliga a contar con herramientas que les permita estar siempre comunicados, disponibles y con fácil acceso a la información y documentos necesarios para entregar una respuesta rápida y oportuna a sus clientes.

Junto a la inteligencia artificial, la herramienta tecnológica más relevantes en el mundo de hoy es la tecnología Cloud; “la nube”. Una de las ventajas claves de la nube es la movilidad en términos de ubicación y dispositivos. Con la nube, los servidores propios o locales, en los que se almacenaban todos los datos de una firma, están siendo reemplazados por servicios en la nube proporcionados por terceros. La nube permite tener acceso a todo el conjunto de información de la firma desde cualquier lugar, permitiendo a los abogados trabajar con flexibilidad y responder de forma rápida y precisa a sus clientes mientras están en movimiento, sumado al ahorro en costes y tiempo de mantención. Y con altos estándares de seguridad.

Cuando hablamos de la nube hoy, ya no sólo pensamos en servicios de almacenamiento como One Drive o Dropbox, o en aplicaciones basadas en web como Clio o LegalWorks. Hoy la nube ofrece la posibilidad de tener un escritorio virtual a las firmas (los llamados desktop-as-a-service o DaaS), donde sus abogados, desde cualquier parte del mundo y desde cualquier dispositivo puedan acceder a sus documentos, correo electrónico, la herramienta de management de la firma y el software de facturación. Desde el Hotel en Dubai, el aeropuesrto de Londres, alguna playa del Caribe o incluso camino a la oficina, el abogado puede acceder a toda la información que necesita para dar una respuesta a su cliente, trabajar con su equipo en la presentación que deben hacer, dar seguimiento al proyecto en el que están involucrados o cargar las horas para facturar.

La nube permite a los abogados concentrarse en lo que hacen mejor y dejar el departamento de TI al proveedor de servicios.

Ahora bien, quizá el mayor impacto que tendrá la nube en la profesión legal es el desarrollo de firmas virtuales. Si hasta ahora los servicios legales en línea eran una novedad, lo que veremos en los próximos años es la consolidación de firmas virtuales, que entregarán a los abogados una mayor flexibilidad respecto a dónde y cómo trabajan, dejando atrás las grandes oficinas y sus altos costes de mantención, sumado a una mejor calidad de vida gracias al trabajo remoto.

La nube será, además, el gran empujón para que los abogados avancen en uno de los grandes desafíos que enfrenta la profesión: trabajar en equipo. Los abogados no están acostubrados a trabajar en equipos; suelen ser individualistas y desconfiados, lo que sumado al tradicional modelo de partnership dónde se mueven, los lleva a evitar el trabajo colaborativo. El abogado cree que si suma a otro abogado para que lo ayude con un proyecto para un cliente, existe el riesgo que ese abogado haga mal su trabajo a riesgo de perder al cliente, o, por el contrario, podría hacer un trabajo excepcional y terminar quitándole al cliente. En un sistema donde los ingresos dependen de la facturación del abogado y los clientes son del abogado, el trabajo colaborativo es poco probable.

Pero el mundo está cambiando y los abogados deben adaptarse a las nuevas formas de trabajar. El derecho y las regulaciones son cada días más complejas, la información disponible es infinita y los clientes son más exigentes. Hoy se requiere trabajar en equipos y no sólo en equipos de abogados sino de la mano con otros profesionales.

En esto la tecnología juega un rol clave porque facilita la comunicación y el trabajo colaborativo. Ya no se hace necesario estar en el mismo lugar para trabajar juntos y la elaboración de los documentos legales ya no necesitan pasar por las versiones 1.5, 1.6 y así hasta el infinito.

Desde la nube se puede trabajar en cualquier lugar, a cualquier hora y con equipos de trabajos dsitribuidos en distintos países u oficinas.

Los tiempos que vienen son tiempos de trabajo en equipo. Si ya no sabemos cómo organizar una fiesta sin crear un grupo de WhatsApp, los abogados pronto se darán cuenta que usar gestores de proyectos o workflows (v.gr. Trello, Asana), o herramientas de comunicación (v.gr. Slack) hará que su trabajo sea más eficiente y rentable. El uso de sistemas de gestión documental y sistemas workflow permiten a los abogados un manejo organizado de los documentos y la automatización de tareas o actividades, permitiendo que pasen de un miembro del equipo a otro. Son herramientas basadas en BPN (Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocios), que automatizan procesos, permiten definir flujos de información, asignan tareas a miembros del equipo, muestran las tareas pendientes, permiten tener toda la información dentro de un único sistema, dan acceso a consultar el cumplimiento de cada una de las tareas asignadas a cada usuario y eliminan la acumulación de papeles.

La tecnología es una oportunidad para los abogados; una oportunidad para trabajar en equipos y hacer de la colaboración la práctica más relevante en el ejercicio profesional.

El mundo cambió y el mundo de los abogados no se queda atrás. Y si hay algo que nos enseña la historia es que frente a los cambios la única alternativa es adaptarse e innovar en la forma como veníamos haciendo lo que hacemos todos los días.

Artículo publicado originalmente en Diario La Ley (Wolters Kluwers)

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